Desde hace unos años escuchamos que podemos solicitar para nuestra empresa o nuestro hogar una factura electrónica, pero… ¿ Estamos seguros de qué entendemos lo que de verdad significa ? 

 

¿ QUÉ ES LA FACTURA ELECTRÓNICA ?

1º. Es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, PERO ANTE TODO, una «factura electrónica» es una factura como las de toda la vida y tiene los mismos efectos legales que la factura tradicional de papel.

2º. Se expide y recibe en formato electrónico.

3º. La expedición de una factura electrónica sólo puede hacerse bajo el expreso consentimiento del destinatario final.

4º. Es una alternativa totalmente legal a la factura tradicional en papel.

 

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VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

  • Efecto positivo en el medio ambiente: mejora el servicio al cliente; elimina el consumo de papel y su transporte.
  • Elimina costes de impresión y envío postal.
  • Facilita un acceso más rápido y fácil a las facturas almacenadas.
  • Acorta los ciclos de tramitación y del cobro de la misma.
  • Mejora drásticamente la gestión a la empresa expendedora.
  • Reduce el espacio que se necesita para su almacenamiento; ficheros, cajas, etc.
  • Facilita la lucha contra el fraude.
  • Contribuye  a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
  • Su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), el cual constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo.
  • Los sistemas de facturación electrónica permiten  la inter-relación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras. 

 

TIPOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Existen dos tipos de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser tramitadas y solicitadas mediante Internet.

Facturas en formato estructurado

Estas contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

Facturas en formato no estructurado

Este tipo de factura consiste básicamente  en una imagen;  facturas en papel escaneadas y/o los ficheros PDF. Para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

 

NORMATIVA LEGAL

Las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas electrónicas.

 

¿ Qué se regula en este Real Decreto ?

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.